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Manual de usuario

SENTRY Notarial Lite: expedientes de clientes, operaciones y avisos a la UIF (LFPIORPI).

Cómo funciona el sistema

Clientes / Expedientes

Registra a los comparecientes con su documentación. El sistema los consulta en listas restrictivas, calcula su riesgo con la matriz de la notaría y genera alertas.

Operaciones

Captura las escrituras. El sistema calcula umbrales y acumulación en UMA, revisa a los comparecientes y decide si requieren aviso o si se bloquean.

Alertas y Avisos UIF

Dictamina las alertas (las confirmadas generan aviso de 24 horas) y presenta cada mes el aviso o el informe en ceros ante el SPPLD.

Cada pantalla muestra a la izquierda la sección del manual que le corresponde. Puedes ocultarla para tener más espacio y volver a abrirla cuando quieras. En Alta de compareciente y Nueva escritura, debajo del manual, los escenarios de demostración llenan el formulario con un caso listo (riesgo bajo, PEP, efectivo prohibido, acumulación, etc.); solo revisa y guarda.

1. Padrón de clientes 2. Alta de compareciente 3. Expediente del cliente 4. Editar o dar de baja un expediente 5. Libro de protocolo 6. Nueva escritura 7. Corregir, subsanar o cancelar una escritura 8. Detalle de la escritura 9. Alertas PLD 10. Avisos a la UIF 11. Aviso de 24 horas 12. Reportes mensuales

Clientes / Expedientes

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Padrón de clientes

Concentra a todas las personas que comparecen ante la notaría: personas físicas, personas morales y fideicomisos, con su resultado en listas y su nivel de riesgo PLD.

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Cómo se usa

  1. 1 Escribe nombre, razón social, RFC o CURP en el buscador y da clic en Buscar.
  2. 2 Filtra por tipo (Físicas, Morales, Fideicomisos) o por nivel de riesgo (alto, medio, bajo). Los filtros se combinan con la búsqueda.
  3. 3 La columna Listas indica si el cliente no tiene coincidencias, si tiene coincidencias o si aún no se ha podido verificar.
  4. 4 Da clic en Ver para abrir el expediente. Con Dados de baja consultas los expedientes dados de baja.
  5. 5 Para registrar a alguien nuevo usa Alta de Compareciente.

Qué significa

Riesgo ALTO / MEDIO / BAJO:
Resultado de la matriz de riesgo del cliente (ver Expediente). En rojo, ámbar y verde.
Sin verificar:
No se ha podido consultar al cliente en listas restrictivas. No significa que esté limpio.
PEP:
Persona Políticamente Expuesta: requiere debida diligencia reforzada.
Sin BC registrado:
Persona moral o fideicomiso sin beneficiario controlador identificado.
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Alta de compareciente

Registra a un cliente nuevo. Al guardarlo, el sistema lo consulta en listas restrictivas, calcula su nivel de riesgo y genera las alertas que correspondan.

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Cómo se usa

  1. 1 Elige el tipo de persona: Física, Moral o Fideicomiso. El formulario se ajusta al tipo.
  2. 2 Captura los generales, el RFC con homoclave y el domicilio completo, incluida la entidad federativa y el país.
  3. 3 Elige la ocupación o el giro y el origen de los recursos de los catálogos: con ellos se calcula el riesgo.
  4. 4 En personas físicas casadas, indica el régimen patrimonial y los datos del cónyuge (nombre, RFC y CURP).
  5. 5 En personas morales y fideicomisos puedes registrar desde aquí al primer beneficiario controlador.
  6. 6 Si es PEP, marca la casilla y anota el cargo.
  7. 7 Da clic en Guardar y Consultar Listas y revisa los mensajes: riesgo calculado y resultado del screening.

Reglas que aplica el sistema

RFC con formato inválido (13 caracteres persona física, 12 moral o fideicomiso) No se guarda; se indica el error y se conservan los datos capturados.
RFC que ya existe en el padrón No se crea un expediente duplicado.
CURP con formato inválido o código postal que no es de 5 dígitos No se guarda.
Sociedad conyugal sin nombre del cónyuge No se guarda.
Coincidencia en listas Se genera una alerta por cada lista (SAT 69-B, Personas Bloqueadas UIF y listas internacionales son críticas; PEP es alta).
Q-Detect no responde El cliente queda SIN VERIFICAR (nunca como limpio). Se vuelve a intentar con Re-consultar.
Persona moral o fideicomiso sin beneficiario controlador Se genera alerta FALTA_BC; se cierra sola al registrar al BC.
Cliente marcado como PEP Se genera alerta de debida diligencia reforzada y su riesgo queda en ALTO.
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Expediente del cliente

Integra el expediente de identificación del cliente conforme a la LFPIORPI: generales, listas, riesgo, representación, beneficiarios, documentos, alertas y escrituras.

Cómo se usa

  1. 1 Screening de Listas: muestra el resultado por lista y la fecha de la última consulta. Re-consultar vuelve a consultar en Q-Detect.
  2. 2 Cálculo del Riesgo: muestra cada factor de la matriz, su peso, su valor y el motivo. Recalcular lo actualiza.
  3. 3 + Acreditar Apoderado: registra el poder del representante (escritura, notaría y facultades). Un poder se revoca, no se borra: las escrituras que lo usaron lo conservan.
  4. 4 + Añadir BC: registra al beneficiario controlador con fecha de nacimiento, nacionalidad y residencia fiscal. Se da de baja con el ícono de persona; queda en el historial.
  5. 5 + Subir Documento: elige el tipo, selecciona el archivo (PDF, JPG o PNG, máximo 10 MB), indica la vigencia y si se cotejó contra el original. Con el ojo lo ves y con la flecha lo descargas.
  6. 6 Abajo se listan las alertas del cliente y las escrituras en las que comparece.
  7. 7 Editar abre el expediente para corregirlo; Dar de baja lo retira del padrón activo.

Qué significa

Sin coincidencia / Coincidencia / Sin verificar:
Resultado real de la consulta en cada lista. 'Desvirtuada' indica que el notario descartó la coincidencia.
Matriz de riesgo:
Promedio ponderado (1 a 5) de edad, PEP, actividad, listas, origen de recursos, ubicación, beneficiario controlador, representación, antigüedad, indicios de empresa fachada y tipo de figura. Bajo < 1.8 ≤ medio < 3.4 ≤ alto.
Escalamiento a ALTO:
Sin importar el puntaje: ser PEP, tener alertas críticas sin dictaminar o alertas confirmadas.
Facultades:
Dominio, administración, pleitos y cobranzas, títulos de crédito (Art. 2554 CCF). Sin facultad de dominio la entidad no puede vender ni aportar a fideicomiso.
Beneficiario controlador:
Persona física que en última instancia controla o se beneficia de la entidad (CFF 32-B Ter). La suma de participaciones no puede pasar de 100%.
Los documentos se guardan con su huella SHA-256 y cada movimiento del expediente queda en la bitácora.
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Editar o dar de baja un expediente

Corrige los datos del cliente. Al guardar se recalcula su riesgo y, si cambió el nombre o la condición PEP, se vuelve a consultar en listas.

Cómo se usa

  1. 1 Desde el expediente da clic en Editar, corrige los datos y da clic en Guardar Cambios.
  2. 2 Los clientes dados de alta rápida desde una escritura aparecen con el aviso falta completar domicilio: completa el expediente aquí.
  3. 3 Para retirar a un cliente usa Dar de baja en el expediente e indica el motivo. Con Reactivar vuelve al padrón activo.

Reglas que aplica el sistema

Cliente dado de baja El expediente se conserva con todo su historial y ya no se puede elegir en escrituras nuevas.
Cambiar el RFC por uno que ya tiene otro cliente No se guarda.

Operaciones

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Libro de protocolo

Lista todas las escrituras de la notaría con su fecha, acto específico, estado PLD y situación del aviso a la UIF.

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Cómo se usa

  1. 1 Busca por número de escritura o por nombre o RFC de un compareciente, y filtra por mes.
  2. 2 Filtra con Sujetas a Aviso UIF, Bloqueadas PLD, Canceladas o por tipo de acto (incisos a a e).
  3. 3 Da clic en el número de escritura para ver su detalle.
  4. 4 Exportar descarga el libro en CSV (se abre en Excel) con los filtros que tengas aplicados.
  5. 5 Para capturar un acto nuevo usa Nueva Escritura / Acto.

Qué significa

Autorizada:
El acto se otorgó conforme a derecho.
Sujeta a aviso UIF / Por acumulación:
Superó el umbral o, sumada con otras del mismo cliente en 6 meses, lo alcanzó (Art. 19).
Presentado:
El aviso ya se presentó ante el SPPLD con su acuse.
Hard block:
Firma suspendida: el acto no se otorgó y no entra al aviso mensual.
Cancelada:
El acto no pasó (desistimiento o bloqueo no subsanado). Se conserva en el libro.
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Nueva escritura

Captura un acto notarial. El formulario cambia según el tipo de acto y el acto específico; al guardar, el sistema consulta a los comparecientes en listas y aplica todas las reglas PLD.

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Cómo se usa

  1. 1 Captura número de escritura, volumen y fecha de la escritura (el sistema propone el siguiente número). Elige el tipo de acto (Fracción XII-A) y el acto específico.
  2. 2 Selecciona a las partes. Sus nombres cambian según el acto: vendedor y comprador, donante y donatario, albacea y heredero, poderdante y apoderado, fideicomitente y fideicomisario, acreedor y deudor. Si no existen, usa + Nuevo Compareciente al Vuelo (pide estado civil y régimen, y consulta listas).
  3. 3 Si quien transmite u otorga es una persona moral o un fideicomiso, elige al apoderado que firma por ella entre sus poderes vigentes.
  4. 4 Si quien transmite está casado en sociedad conyugal, selecciona al cónyuge que comparece a consentir.
  5. 5 Llena las secciones propias del acto. Solo aparecen los campos que aplican: por ejemplo, una donación pide avalúo y parentesco, una permuta pide el inmueble que se recibe y una adjudicación por herencia pide los datos de la sucesión.
  6. 6 Si el acto implica entrega de dinero, captura el medio de pago. Si una parte fue en efectivo, indica cuánto y con qué se pagó el resto (SPEI con banco y clave de rastreo, o cheque con su número).
  7. 7 El recuadro superior se queda visible y te indica en tiempo real si el acto quedará en hard block y por qué, si requiere aviso (por umbral o por acumulación) y qué advertencias hay sobre los comparecientes.
  8. 8 Da clic en Inscribir y Autorizar en Protocolo. Si hay un error, el formulario conserva lo capturado.

Reglas que aplica el sistema

Inmuebles: el mayor entre precio, valor catastral, avalúo y monto garantizado desde $938,480 (8,000 UMA) Sujeta a aviso UIF.
Inmuebles bajo umbral: suma del mismo cliente en 180 días (incluida esta) desde 8,000 UMA Sujeta a aviso por acumulación (Art. 19) y alerta informativa.
Donación o adjudicación por herencia Se toma el mayor entre avalúo y valor catastral; el avalúo es obligatorio.
Permuta Se toma el mayor entre los valores de ambos inmuebles; el pago es la diferencia.
Efectivo en inmuebles desde $941,412.75 (8,025 UMA) HARD BLOCK (Art. 32 Frac. I) y alerta crítica.
Efectivo en sociedades desde $376,565.10 (3,210 UMA) HARD BLOCK (Art. 32 Frac. II) y alerta crítica.
Fideicomisos con patrimonio o monto garantizado desde $469,240 (4,000 UMA) Sujeta a aviso UIF.
Poderes irrevocables, personas morales y mutuos o créditos Siempre sujetos a aviso UIF.
Quien transmite está en sociedad conyugal y no comparece el cónyuge (o el cónyuge es una de las partes) HARD BLOCK civil.
Persona moral o fideicomiso sin apoderado, o con apoderado sin facultad de dominio para vender o aportar a fideicomiso HARD BLOCK.
Compareciente con coincidencia crítica en listas sin dictaminar, o con alerta confirmada HARD BLOCK.
Compareciente PEP Alerta de debida diligencia reforzada ligada a la escritura.
Avalúo más de 10% arriba del precio Alerta de posible subvaluación con ISR por adquisición estimado.
Mismo número de escritura en el mismo volumen, montos negativos o fecha futura No se guarda.
Antes de evaluar, el sistema consulta en listas a los comparecientes que nunca se han verificado o cuya última consulta tiene más de 30 días. Valor de la UMA diaria utilizado: $117.31.
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Corregir, subsanar o cancelar una escritura

Corrige los datos de una escritura y vuelve a correr todas las reglas PLD. Así se levanta un hard block cuando la causa se subsana.

Cómo se usa

  1. 1 En el detalle de la escritura da clic en Corregir o, si está bloqueada, en Subsanar y re-evaluar.
  2. 2 Corrige lo necesario (por ejemplo, elige al apoderado acreditado, agrega al cónyuge o cambia el medio de pago) y da clic en Guardar corrección y re-evaluar.
  3. 3 Si el acto no se va a firmar, usa Cancelar escritura en el detalle e indica el motivo.

Reglas que aplica el sistema

La causa del bloqueo desapareció La escritura queda autorizada y sus alertas automáticas se cierran solas.
La escritura ya va en un reporte mensual firmado No se puede corregir ni cancelar: el archivo firmado es inmutable.
Escritura cancelada No entra a ningún aviso ni reporte; sus alertas abiertas se deben dictaminar.
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Detalle de la escritura

Muestra comparecientes, datos del acto, liquidación, resultado PLD, aviso UIF, acumulación y el historial de la escritura.

Cómo se usa

  1. 1 Si está en hard block, el recuadro rojo lista cada motivo. Las advertencias del motor aparecen en ámbar.
  2. 2 Revisa Comparecientes (incluye apoderado y cónyuge), los datos del acto y Valores y liquidación (cada forma de pago por separado).
  3. 3 En inmuebles, Revisión fiscal muestra el ISR por adquisición estimado y si aplica la exención de casa habitación (regla 3 a 1).
  4. 4 Alertas PLD de esta escritura lleva a dictaminarlas.
  5. 5 Aviso UIF indica en qué reporte mensual entra y si ya se firmó o presentó. Revisar aviso abre el XML y la cédula.
  6. 6 Acumulación semestral muestra lo que suma cada parte en 180 días y qué escrituras se suman.

Qué significa

Acumulación semestral (Art. 19):
Actos de inmuebles bajo umbral, no avisados, del mismo cliente en 180 días. Si la suma llega a 8,000 UMA, la escritura se avisa.
Bitácora SHA-256:
Cada evento queda sellado con una huella digital encadenada; no se puede alterar.

Alertas y Avisos UIF

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Alertas PLD

Concentra las alertas que el sistema genera en automático sobre clientes y escrituras para que el notario o el oficial de cumplimiento las dictamine.

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Cómo se usa

  1. 1 Filtra con Abiertas, Solo Críticas, PEPs, Confirmadas, Desvirtuadas, Ver Todas o por tipo de alerta.
  2. 2 Desde el expediente o la escritura llegas filtrado a sus alertas; Quitar filtro regresa a la bandeja completa.
  3. 3 Da clic en Dictaminar Alerta, elige la resolución y escribe la justificación (mínimo 20 caracteres).
  4. 4 Da clic en Guardar y Sellar SHA-256. El dictamen, quién lo hizo y cuándo quedan visibles en la alerta.

Qué significa

Desvirtuada:
Falso positivo o se recabó soporte documental suficiente.
Confirmada:
Riesgo real: se genera un aviso de 24 horas a la UIF, el cliente pasa a riesgo alto y la escritura queda en hard block si todavía no va en un reporte firmado.
Resuelta:
La cerró el sistema porque desapareció la causa (por ejemplo, se registró el beneficiario controlador).
Alertas automáticas:
Coincidencias en listas, PEP, falta de beneficiario controlador, efectivo prohibido, acumulación semestral y asimetría de avalúo.
Mientras haya alertas abiertas sobre escrituras del mes, o sobre clientes detectadas en el mes, el reporte mensual de ese periodo no se puede firmar.
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Avisos a la UIF

Muestra cada escritura sujeta a aviso con su situación real y los avisos de 24 horas por operaciones sospechosas.

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Cómo se usa

  1. 1 Revisa el estatus de cada escritura: Pendiente de firma, Datos incompletos, Firmado · falta acuse, Presentado o No se avisa.
  2. 2 Da clic en Revisar para ver el XML del aviso (Anexo 12-A) y la cédula lista para imprimir.
  3. 3 Si faltan datos obligatorios, el sistema los lista en rojo: da clic en Corregir la escritura o completa el expediente del cliente.
  4. 4 El aviso de cada escritura se presenta dentro del reporte mensual: usa Ir al reporte del mes para firmarlo.
  5. 5 En la tabla de Avisos de 24 horas abre cada aviso para firmarlo y registrar su acuse.

Qué significa

Anexo 12-A:
Formato oficial del aviso de actos vulnerables de fe pública.
Datos incompletos:
Falta información obligatoria (por ejemplo, la contraparte, el folio real o el domicilio de un cliente de alta rápida).
Fecha límite:
Día 17 del mes siguiente al de la operación.
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Aviso de 24 horas

Aviso de operación sospechosa que se genera al confirmar una alerta. Debe presentarse dentro de las 24 horas siguientes.

Cómo se usa

  1. 1 Revisa qué se avisa: la alerta, el cliente, la escritura (si la hay) y el dictamen del notario.
  2. 2 Captura la contraseña de la e.firma y da clic en Firmar con e.firma.
  3. 3 Da clic en Descargar XML firmado y súbelo al portal SPPLD.
  4. 4 Captura el folio y la fecha del acuse para marcarlo como presentado.

Reglas que aplica el sistema

Pasaron 24 horas desde la confirmación sin presentarlo Se marca VENCIDO; al presentarlo queda como extemporáneo en la bitácora.
Fecha de acuse anterior a la firma o futura No se acepta.
Contraseña de la e.firma en este ambiente de prueba: 1234.
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Reportes mensuales

Prepara en automático el reporte de cada mes ante el SPPLD: aviso consolidado si hubo escrituras sujetas a aviso, o informe en ceros si no las hubo.

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Cómo se usa

  1. 1 Elige el año y revisa el semáforo de cada mes.
  2. 2 Da clic en Revisar y firmar en el mes que quieres presentar.
  3. 3 Si el mes está bloqueado, el sistema lista cada causa: alertas por dictaminar o escrituras con datos incompletos. Resuélvelas primero.
  4. 4 Captura la contraseña y da clic en Firmar con e.firma. Con Firmar los N pendientes firmas todos los meses listos del año a la vez.
  5. 5 Descarga el XML firmado y súbelo al portal SPPLD del SAT.
  6. 6 Captura el folio y la fecha del acuse para marcar el mes como presentado. Las escrituras del mes quedan como presentadas.

Qué significa

Pendiente / Por vencer:
Falta firmar; por vencer = quedan 5 días o menos para el día 17.
Vencido:
Pasó el día 17 sin firmar.
Bloqueado:
Hay alertas abiertas del mes o escrituras avisables con datos incompletos.
Firmado / Presentado:
Firmado: falta capturar el acuse. Presentado: acuse registrado.
Informe en ceros:
Se presenta cuando en el mes no hubo actos sujetos a aviso (Art. 25).
Fuera del reporte:
Las escrituras en hard block o canceladas no se otorgaron y no se avisan.
El acuse no puede tener fecha anterior a la firma ni futura, y solo se captura una vez; si es posterior al día 17 queda como extemporáneo. Contraseña de la e.firma en este ambiente de prueba: 1234.